Reuniões telefônicas: o que fazer para interromper sem parecer mal educado

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Quem trabalha em multinacionais ou empresas em que profissionais de múltiplas nacionalidades atuam, em algum momento pode se deparar com a sempre temida teleconferência, ou reunião por chamada telefônica.

Embora seja parte da rotina de profissionais de diversos níveis, reuniões por telefone mal sucedidas podem arranhar a imagem de um profissional perante os colegas e até com desconhecidos. Nada pior do que ganhar fama de sem educação, arrogante, presunçoso ou mesmo sem noção.

Foi assim, aos trancos, que especialistas como Sylvain Barrette aprenderam a se comportar em reuniões telefônicas. Ligado ao competitivo mercado de gerenciamento de ativos. Sylvain soube na prática o quanto pode ser desastroso para os negócios uma interrupção grosseira ou fora de hora.

Para ele, o fundamental é entender a cultura do interlocutor. Sendo francês, por exemplo, ele sabe que é comum as reuniões tornarem-se verdadeiras “feiras”, em que muitos falam ao mesmo tempo. Já com os alemães, a coisa muda de figura, e interromper a fala sem que esta esteja concluída é uma falha grave e muito mal vista.

Richie Frieman, que assina a obra “Responder a Todos – E Outras Maneiras de Afundar Sua Carreira” é enfático em dizer que jamais alguém deve ser interrompido sem que haja uma forte razão. Entre essas boas razões, estão o direcionamento de ações quando o caos ameaça reinar, direcionamento de assuntos periféricos para outras reuniões e induzir pessoas a tomarem decisões quando parecerem muito vagas em suas ideias.

Para o especialista, antes de qualquer ação, é preciso observação. Saber como pessoas mais experientes procedem é a melhor forma de se evitar gafes ou ser inconveniente.

Frieman também aconselha a ser sempre construtivo, tanto quanto possível, ao tomar a palavra numa reunião por telefone. Não será bem visto uma interrupção ou a cessão da palavra apenas para dizer que concorda com alguém. Deve-se procurar acrescentar algo novo, mas sem também forçar.

E se o interlocutor está se alongando demais e parece ter perdido a noção do tempo, a recomendação é de que se faça uma interrupção gentil, agradecendo a participação e passando rapidamente para um outro assunto. Assim são evitadas réplicas e a polemização de questões secundárias.

Em alguns casos, em que as chamadas telefônicas em grupo sejam muito longas e frequentes, pode ser de grande ajuda deixar claro no início que haverá interrupções repentinas. Isso ajuda a evitar constrangimentos e a otimizar o tempo, focando em soluções e reduzindo desvios em aprofundamento de questões de menor interesse.